신입생 등록 첫 주 체크리스트: 연락처·출결·청구 설정까지

이름을 등록한 뒤 첫 수업까지 준비하기

학생 목록에 이름이 보이면 등록은 끝난 것처럼 느껴집니다. 하지만 보호자 번호가 다른 칸에 들어갔거나, 첫 원비 청구서가 이미 생긴 줄 모르고 한 장 더 만들면 첫날부터 확인할 일이 늘어납니다.

출석도장으로 처음 학생을 등록하는 학원이라면 학생 한 명의 등록부터 출결·알림·청구 확인까지 먼저 마친 뒤 같은 순서로 나머지 학생을 등록해 보세요. 이미 운영 중인 학원에서도 새로 들어온 학생에게 적용할 수 있는 체크리스트입니다. 아래 표에는 가상 예시를 넣었습니다.

등록 전: 보호자와 합의한 내용을 한 장에 모읍니다

학생에게 직접 물어볼 정보와 보호자에게 확인할 정보를 나눕니다. 전화번호를 기억에 의존해 옮기지 않고, 실제로 알림을 받을 사람이 번호를 확인하도록 합니다.

첫 달 수업료가 평소 한 달 원비와 다르다면 앞으로 반복해서 사용할 기본 원비와 이번에 실제로 청구할 금액을 따로 적습니다. 첫 달 금액을 기본 원비로 잘못 저장하면 다음 청구를 만들 때도 혼동할 수 있습니다.

얼굴 등록을 사용할 경우에는 수집 목적과 처리 방법을 먼저 안내하고 필요한 동의 내용을 확인합니다. 학생을 등록하는 일과 얼굴을 등록하는 일은 별도 단계입니다.

1단계: 학생을 등록하고 연락처 칸을 확인합니다

학생 관리 → 신규 등록에서 학생 정보를 입력합니다. 등록 후에는 학생 이름을 눌러 저장된 내용을 다시 확인할 수 있습니다. 보호자 이름·보호자 전화번호와 학생 본인 전화번호가 각각 맞는 칸에 들어갔는지 봅니다.

등록 직후 바로 확인할 항목은 이름, 반, 등록일, 기본 원비, 청구 방식입니다. 월청구와 회차는 운영 방식에 맞게 선택합니다. 회차로 관리한다면 총 수업 횟수와 언제 청구 안내를 할지도 정해야 합니다.

학생 등록 화면의 순서는 학생 등록과 관리 안내, 회차권을 쓰는 센터의 설정은 회차권 회원 관리 가이드에 설명돼 있습니다.

2단계: 첫 청구서를 먼저 찾아봅니다

출석도장에서 신규 학생의 기본 원비를 0원보다 크게 입력하면 등록과 함께 첫 청구서가 만들어집니다. 현재는 등록일을 기준으로 청구 상태의 첫 청구서가 생깁니다. 매달의 청구일만 정해두고 “아직 청구서는 없겠지”라고 생각하기 쉬운 부분입니다.

등록 후 청구 관리 → 청구서 관리에서 해당 학생의 청구서를 먼저 확인하세요. 첫 달 금액이 기본 원비와 다르다면 기존 첫 청구서의 내역과 금액을 확인해 조정합니다. 자동으로 만들어진 청구서를 확인하지 않은 채 ‘첫 달 원비’라는 새 청구서를 만들면 같은 비용이 두 장에 들어갈 수 있습니다.

첫 달 금액이 다른 경우의 가상 예시

기본 월 원비가 18만 원이고, 상담에서 확정한 첫 달 청구액은 12만 원인 학생입니다. 학생의 기본 원비는 앞으로의 운영 기준에 맞게 입력하고, 등록 후 만들어진 첫 청구서는 실제 합의한 12만 원인지 확인합니다.

이미 납부한 학생을 새 시스템으로 옮겨 등록한 경우도 같습니다. 실제 납부 내역과 첫 청구서를 맞춘 뒤 상태를 정리해야 합니다. 납부를 확인한 청구서는 직접 완납 처리해 주세요. 계좌 입금 반영 방법은 수납 기록 대조 가이드를 참고하세요.

자동 청구와 알림톡을 이미 사용하는 학원이라면 등록 전에 관련 설정을 보고, 등록 직후 첫 청구서 확인까지 마칩니다. 새로 만들어진 청구서가 이후 발송 대상에 포함될 수 있기 때문입니다.

3단계: 출결 방법과 알림을 받을 사람을 연결합니다

첫 수업 전에 모바일 앱에서 해당 학생이 보이는지 확인합니다. 얼굴을 등록할 예정이라면 출결에 쓸 기기에서 등록하고, 아이가 실제로 서게 될 위치에서 한 번 사용해 봅니다.

얼굴 등록이 아직 안 됐거나 인식이 어려울 때 쓸 번호 출결도 함께 안내합니다. 학생 정보에서 체크인 코드를 확인하고, 학생이 어디에 입력하는지 직접 익힐 수 있게 도와줍니다. 기기를 추가할 때는 페이스사인 백업 가이드에 따라 등록한 얼굴 데이터를 옮겨주세요.

알림톡은 다음 항목을 확인합니다.

학생 관리에서 수동으로 등하원을 처리한다면 학생별 자동 발송 설정도 확인합니다. 웹 번호 체크인 화면은 현재 알림톡 자동 발송을 지원하지 않습니다. 알림을 약속했다면 모바일 앱의 출결이나 학생 관리의 수동 등하원 등 실제 발송되는 경로를 확인합니다.

부모 두 사람 중 한 사람이 알림을 받기로 했다면 “보호자 번호가 있음”에서 끝내지 말고, 그 사람이 맞는지 확인합니다. 첫날에는 실제 출결 후 보호자에게 알림을 받았는지 확인하면 입력과 전달을 한 번에 점검할 수 있습니다. 안내했던 알림이 오지 않았다면 등하원 알림 미수신 확인 순서를 따라 확인합니다.

4단계: 첫 수업 일정과 변경 연락 방법을 알려줍니다

학생 정보 등록과 실제 수업 일정 배치는 별도로 확인합니다. 시간표 및 일정에서 첫 수업이 의도한 날짜와 시간에 보이는지 봅니다. 반 시간표를 쓰는 학원이라면 학생을 어느 반에 넣었는지도 확인합니다. 자세한 설정은 개인 레슨·반·예약별 시간표 가이드를 참고하세요.

보호자에게 첫날 필요한 정보를 안내할 때는 아래 문구를 참고하세요. 문자나 상담 메시지로 보낼 수 있도록 학원의 실제 일정에 맞춰 고치면 됩니다.

지우의 첫 수업은 9월 10일 목요일 오후 4시입니다. 도착하면 담당 선생님이 출결 방법을 함께 안내하겠습니다. 등하원 알림은 상담 때 확인한 보호자 번호로 보내드립니다. 결석이나 시간 변경이 필요하면 수업 전에 학원으로 연락 주세요. 첫 달 원비는 안내드린 청구 내역을 확인해 주세요.

‘알림을 못 받았을 때 연락할 곳’과 ‘결석을 미리 알릴 곳’을 같은 안내에 넣어 두면 보호자가 급할 때 문의 경로를 찾기 쉽습니다.

첫 주 마지막 수업 후 점검표

담당 선생님과 원장이 서로 “다 했겠지”라고 생각하지 않도록 확인한 항목에 날짜나 담당자를 적습니다.

아직 확인되지 않은 것은 ‘설정 완료’로 묶지 않고 “보호자 수신 확인 대기”처럼 남겨 둡니다. 다음 신입생을 받을 때도 이 표를 복사해 쓰면, 이름 등록 이후에 빠뜨리기 쉬운 일을 같은 순서로 확인할 수 있습니다.