매달 정해진 날 청구가 안 맞는 곳도 있습니다
학원 대부분은 "매월 OO일 수강료"처럼 월 단위로 돌아갑니다. 그런데 필라테스·PT·공방·악기 레슨·과외처럼 "10회권", "20회권" 같이 수업 횟수로 운영하는 곳도 많습니다. 이런 곳에서는 달력이 아니라 남은 횟수가 기준이 되어야 합니다.
출석도장은 이런 곳을 위해 회차권(수업 횟수제) 을 지원합니다. 회원이 출석할 때마다 한 번씩 차감되고, 남은 횟수가 줄어들면 재등록을 안내하는 방식입니다. 이 글에서는 센터에 맞게 설정하고 운영하는 흐름을 네 단계로 정리했습니다.
① 알림을 회원 본인에게 보냅니다
학원은 보통 학부모에게 알림을 보내지만, 성인 회원이 다니는 센터라면 회원 본인에게 보내는 게 자연스럽습니다. 알림톡 관리 화면 우측 상단의 수신 대상을 본인으로 바꾸면, 출결·안내 알림이 회원 휴대폰으로 직접 갑니다.
본인 수신으로 두면 등원 알림 끝에 남은 횟수를 함께 붙여 보낼 수도 있습니다(아래 미리보기의 "남은 횟수: 7회 / 12회").
② "학생" 대신 "회원", 센터 용어로 바꿉니다
알림 문구가 "학생", "등원"으로 나가면 센터와는 어울리지 않습니다. 용어 설정에서 센터 프리셋을 한 번 누르면 호칭(회원), 입·퇴장 표현, 청구 항목(회원비), 수업 단위까지 한 번에 바뀝니다. 직접 단어를 고쳐 넣을 수도 있습니다.
저장하면 출결·결제·안내 알림톡에 즉시 반영됩니다. 미리보기로 "최석도 회원, 입장이 정상 처리되었습니다"처럼 실제 발송될 문구를 바로 확인할 수 있습니다.
③ 회차권으로 등록하고, 횟수를 지정합니다
회원을 등록할 때 청구 방식을 회차로 선택하면 됩니다. 그러면 총 회차(예: 10회)와 청구 알림 시점(예: 잔여 2회가 되면)을 지정하는 칸이 나타납니다. 월청구가 아니라 횟수 기준으로 관리된다는 뜻입니다.
④ 출석할 때마다 자동으로 차감되고, 안내가 나갑니다
회원이 출석하면 남은 횟수가 한 번씩 줄어듭니다. 출결 현황의 회차 관리에서 1회 차감·직접 수정·초기화를 할 수 있고, 알림톡으로 알리기에 체크하면 변경된 잔여 횟수를 회원에게 바로 안내합니다.
미리보기에 보이는 문구가 실제로 발송되는 문구와 동일합니다. "이용 내역에 따라 잔여 횟수가 변경되어 안내드립니다 … 잔여 9회 / 총 10회"처럼, 회원은 자신의 남은 횟수를 정확히 알 수 있습니다.
소진되면 재등록까지 이어집니다
지정한 잔여 횟수에 도달하면 재등록(재결제) 안내가 준비되고, 회원이 다시 등록하면 새 회차권으로 이어집니다. 횟수가 0이 되어도 다음 회차권으로 자연스럽게 넘어가도록 설계되어 있어, 원장이 매번 수기로 챙기지 않아도 됩니다.
정리
수기 장부나 메모로 남은 횟수를 세던 일을, 출석도장이 출결과 함께 자동으로 정리해 드립니다.