미납 안내를 다시 보내기 전에 맞춰 볼 세 가지
“어제 입금했는데 미납이라고 나와요.”라는 연락이 오면 먼저 학생, 청구서, 실제 거래가 같은 건을 가리키는지 확인합니다. 학생 이름이 같아도 지난달 원비와 이번 달 교재비는 다른 청구서입니다. 납부 금액만 보고 완납 처리하면 엉뚱한 청구서가 닫힐 수 있습니다.
계좌이체나 현금 납부는 학원에서 실제 입금을 확인한 뒤 직접 완납 처리합니다. 출석도장에서 생성한 링크로 카드결제를 완료한 경우에는 결제 결과가 연동돼 청구서에 반영됩니다.
청구 금액이 안내했던 내용과 다르다면, 보호자와 합의한 내역부터 확인해 주세요.
1. 어떤 청구서의 납부인지 찾습니다
출석도장의 수납 관리 → 수납 현황에서 학생을 찾고 해당 청구서를 확인합니다. 한 학생에게 여러 청구서가 있다면 제목, 청구일, 금액을 각각 대조합니다. 월별 목록의 금액을 그달 통장에 들어온 총액과 바로 비교하지 마세요.
월별 수납 현황은 해당 월의 청구서를 묶어 보여줍니다. 예를 들어 8월 청구분을 9월 2일에 납부했다면, 9월에 돈이 들어왔다는 이유로 9월 청구서에 기록하면 안 됩니다. 8월 청구서를 찾아 실제 납부일을 9월 2일로 기록해야 합니다. 과거에 남아 있는 청구는 목록의 ‘이전 청구’와 ‘이전 미납’도 함께 확인합니다.
보호자가 “원비 냈어요”라고만 알려주었다면 아래처럼 필요한 항목을 한 번에 요청할 수 있습니다.
확인을 위해 학생 이름, 납부하신 청구 항목, 입금일, 입금자명, 금액을 알려주세요. 받은 내용을 학원 계좌 내역과 대조한 뒤 안내드리겠습니다.
이 문구는 계좌이체 확인용 예시입니다. 카드결제라면 입금자명 대신 결제일과 결제한 청구 항목을 확인합니다. 카드번호 전체나 비밀번호는 확인에 필요하지 않습니다.
2. 돈이 들어온 방법에 맞춰 확인합니다
| 납부 방법 | 확인할 자료 | 출석도장에서 할 일 |
|---|---|---|
| 계좌이체 | 학원 계좌의 거래일·입금자명·금액 | 해당 청구서를 찾아 수동 완납 처리 |
| 현금 | 담당자가 확인한 수납 금액과 날짜 | 현금으로 수동 완납 처리 |
| 방문 카드결제 | 현장에서 사용한 단말기의 결제 내역 | 실제 거래 확인 후 해당 수단으로 기록 |
| 출석도장 링크결제 | 해당 청구서의 링크결제 상태와 결제 내역 | 자동 반영 여부를 먼저 확인 |
학부모가 보낸 이체 화면과 계좌 내역이 다르면 받는 계좌, 거래일, 금액을 다시 확인합니다. 일치한 거래를 찾은 뒤 완납 처리해 주세요.
링크결제를 완료했다고 하는데 청구서가 그대로라면 같은 결제 링크를 다시 보내 납부를 요청하지 마세요. 결제일, 결제 금액, 청구서 제목을 확인하고 해당 청구서의 링크결제 내역을 살펴봅니다. 결과가 맞지 않으면 이 정보를 모아 서비스에 문의합니다. 거래 확인 전 수동으로 상태까지 바꾸면 원래 결제 결과를 확인하기가 더 어려워집니다.
3. 확인된 계좌이체를 완납으로 반영합니다
수납 현황에서 해당 청구서의 상세를 열고 다음 순서로 처리합니다.
1. 학생 이름, 청구서 제목, 금액을 마지막으로 대조합니다.
2. ‘완납’을 누릅니다.
3. 결제 수단에서 ‘계좌이체’를 선택합니다. 현금이나 방문 카드결제라면 실제 납부 수단을 선택합니다.
4. ‘납부일’을 실제 납부한 날짜로 바꿉니다. 처음 열었을 때는 오늘 날짜가 들어 있으므로, 어제 입금을 오늘 정리하는 경우 특히 확인합니다.
5. 확인을 누른 뒤 청구서가 완납으로 표시되고 납부일과 결제 수단이 맞는지 다시 봅니다.
완납 처리는 청구서 전체 금액을 납부했을 때 사용합니다. 부분 입금은 받은 금액과 남은 금액을 별도로 메모하고, 전액 납부 후 완납으로 바꿔주세요.
이름이나 금액이 바로 맞지 않는 경우
아래는 이름이나 금액이 바로 맞지 않는 경우를 정리한 가상 예시입니다.
| 대조 상황 | 흔히 놓치는 점 | 기록하기 전 확인 |
|---|---|---|
| 지우의 18만 원 청구, ‘김보호’ 이름으로 18만 원 입금 | 학생 이름과 입금자명이 다름 | 보호자에게 입금자명을 확인하고 거래 한 건과 연결 |
| 형제 두 명의 18만 원·16만 원 청구, 34만 원 입금 한 건 | 한 학생에게 34만 원을 전부 기록할 수 있음 | 두 청구서에 각각 얼마를 낸 것인지 확인한 뒤 각각 처리 |
| 18만 원 청구에 10만 원 입금 | 일부 납부를 완납으로 오인 | 확인한 10만 원과 남은 8만 원을 별도 관리 메모에 남기고 잔액 확인 |
| 8월·9월 청구가 둘 다 남아 있고 18만 원 입금 | 먼저 보이는 이번 달 청구서로 처리 | 어느 달 납부인지 확인한 뒤 그 청구서에 반영 |
형제 합산 입금은 거래가 한 건이어도 청구서는 두 건입니다. 대조 메모에 한 거래를 두 청구서에 연결했다고 남겨 두면 다음 담당자가 남은 입금으로 착각하지 않습니다.
부분 납부는 입금액과 잔액을 따로 관리하고, 전체 금액을 받은 뒤 완납 처리합니다. 금액을 맞추려고 원래 청구액을 임의로 줄이거나 새 청구서를 중복으로 만들지 마세요.
월말에는 ‘확인 안 된 건’만 따로 남깁니다
완납 건을 매번 처음부터 뒤지기보다, 원인이 밝혀지지 않은 차이를 목록으로 만듭니다. 아래 양식을 메모나 스프레드시트에 복사해서 쓸 수 있습니다.
| 확인일 | 학생·반 | 청구 제목·금액 | 거래일·입금자·금액 | 차이가 나는 이유 | 다음 조치·담당자 |
|---|---|---|---|---|---|
| 9/3 | 지우·화목반 | 8월분·18만 원 | 9/2·김보호·18만 원 | 지난달 청구분 | 8월 청구서 반영·담당자 확인 |
| 9/3 | 민서·월수반 | 9월분·18만 원 | 9/3·이보호·10만 원 | 부분 납부 | 잔액 8만 원 확인 일정 기록 |
마감 전에 확인할 것은 네 가지입니다. 입금 확인 후 아직 반영하지 않은 건, 어떤 청구인지 모르는 입금, 부분 납부, 결제 결과가 맞지 않는 링크결제입니다. 이 목록이 남아 있다면 그 학생에게 다시 납부 안내를 보내기 전에 담당자가 먼저 대조합니다.
청구서와 수납 화면의 관계는 수납 관리 기능 안내, 링크를 만드는 과정과 발송은 카드결제 링크 보내는 법에서 확인할 수 있습니다.