수납 관리

청구부터 수납 확인까지 한곳에서 관리합니다

청구서는 받을 금액을 기록하고, 수납 내역은 납부 결과를 기록합니다. 출석도장에서는 청구서 생성, 결제 링크 안내, 완납·미납 확인을 이어서 처리할 수 있습니다. 계좌이체와 현금은 실제 입금을 확인한 뒤 직접 완납 처리해야 합니다.

수납 현황 및 관리에서 대상 월을 선택하면 청구·미납·완납 금액과 학생별 상태를 확인할 수 있습니다. 이번 달 합계만 보지 말고 이전 달에 남은 청구서도 함께 살펴보세요.

먼저 한 명의 청구서로 흐름을 확인하세요

청구 관리 → 청구서 관리에서 학생을 찾고 청구서를 엽니다. 학생, 항목명, 금액, 청구일, 납부기한을 확인합니다. 학생을 새로 등록할 때 기본 원비가 0원보다 크면 첫 청구서가 생성되므로, 같은 금액을 다시 청구하기 전에 기존 내역부터 봅니다.

반복 원비 외에 교재비처럼 여러 학생에게 같은 금액을 청구하려면 일괄 생성 및 수정 탭을 이용합니다. 대상을 고른 뒤 학생별 기존 청구서를 확인하고 실행하세요. 이미 납부한 금액이나 따로 만든 교재비가 있는 학생을 다시 포함하지 않는 것이 중요합니다.

매달 생성할 청구서 설정

청구 관리 → 청구 설정에서 자동 청구서 생성을 켜고 청구 기준·시각·납부기한을 설정합니다. 학원 전체가 같은 날 내는지, 학생별 청구일이나 등록일을 기준으로 하는지에 따라 선택합니다. 회차권을 운영한다면 월 청구와 다른 방식이므로 학생별 청구 방식도 확인하세요.

청구서를 만든 뒤 학부모에게 자동으로 안내하려면, 알림톡 관리에서 결제 요청과 미납 안내도 함께 설정하세요.

계좌이체와 카드 링크결제 준비

계좌이체·현금으로 받는 경우

수납 관리의 계좌 및 링크결제 설정에서 은행·계좌번호·예금주를 입력합니다. 안내 메시지에 들어갈 계좌가 맞는지 확인한 뒤 저장하세요. 학부모가 입금했다고 연락하면 통장에서 금액과 입금자를 확인하고 해당 청구서를 완납으로 처리합니다. 동명이인이나 형제자매의 합산 입금은 학생별 배분까지 확인해야 합니다.

카드 링크결제로 받는 경우

같은 설정 화면에서 나이스페이 가맹 신청을 진행합니다. 학원 정보와 서류를 제출하고 가맹 심사를 거쳐 승인되면 카드결제를 받을 수 있습니다.

사용 가능 상태가 되면 청구서의 알림톡 발송으로 결제 링크를 안내합니다. 학부모는 메시지의 링크를 열어 카드결제를 진행하고, 결제 결과가 수납 내역에 반영됩니다. 알림톡에는 유료 구독과 발송 건수가 필요하고, 카드결제에는 별도 수수료가 있습니다. 실제 적용 조건은 신청 화면과 계약 내용을 확인하세요.

도입 순서는 학원비 링크결제 가이드에, 문자로 안내할 때 확인할 항목은 카카오 알림톡에 정리했습니다.

결제 링크의 수명 주기

보낸 링크에도 유효기간과 상태가 있습니다. 학부모가 결제할 수 없다고 하면 같은 링크부터 반복해 보내지 말고 청구서 상세를 확인하세요.

자동 수납 작업과 선생님이 확인할 일

자동 청구·수납 안내·미납 안내는 매시 정각에 순서대로 처리하며, 학원이 켜 둔 설정과 해당 학생의 조건에 맞는 건만 대상이 됩니다. 납부기한이 지난 청구서는 미납으로 전환되고, 새벽에는 링크결제 반영 누락 여부도 대조합니다.

운영자는 자동 발송 전에 이번 달 원비와 대상 학생을 확인하고, 입금받은 청구서를 완납 처리해 두세요. 수납 반영을 늦추면 이미 납부한 학부모에게 미납 안내가 갈 수 있습니다. 발송 후에는 실패한 알림이 있는지 확인합니다.

월말 정리할 때

학생 이름을 눌러 청구·수납 이력을 확인하고 계좌이체, 현금, 링크결제 내역을 실제 받은 금액과 맞춰보세요. 장부에 완납으로 표시하는 일과 카드결제를 취소하는 일은 다른 처리이므로, 환불이 필요한 경우에는 원래 결제 수단의 취소 결과까지 확인해야 합니다.

어디까지 자동화할지 정하려면 학원 업무 자동화 실전 가이드를 함께 보세요.