미납인지 확인되지 않은 입금인지부터 구분하세요
학부모에게 연락하기 전, 해당 학생의 청구 기간·금액과 통장 입금·카드 승인 내역을 대조합니다. 입금자명이 다르거나 형제 수업료를 합쳐 보낸 경우, 카드 결제는 됐지만 반영이 늦은 경우가 있을 수 있습니다.
미납 안내는 확인된 사실로 시작합니다. ‘납부를 잊었을 것이다’거나 ‘일부러 미룬다’고 원인을 추정하지 마세요.
연락 전에 준비할 네 가지
할인·휴원·환불이 논의 중이면 그 내용을 확인한 뒤 안내합니다. 확인할 담당자와 회신할 날짜를 정해두면 다른 강사가 중복 연락하는 것도 줄일 수 있습니다.
단계별 연락 예시
첫 확인
안녕하세요, [학원명]입니다. [학생명]의 [기간] 수업료 중 [금액]의 납부 내역이 아직 확인되지 않아 연락드립니다. 이미 납부하셨다면 입금일·입금자명을 알려주시면 확인하겠습니다.
납부 일정 상담
말씀해주신 사정을 확인했습니다. 남은 금액은 [금액]이고, [날짜]까지 [금액]을 납부하는 일정으로 정리하면 될까요? 합의한 내용을 다시 보내드리겠습니다.
합의한 날짜가 지난 경우
[날짜]에 안내드린 [기간·금액] 내역을 다시 확인하고 있습니다. 정산 내역에 다른 의견이 있으시거나 일정 조정이 필요하시면 [회신 방법]으로 알려주세요.
이 문구는 가상 예시입니다. 특정 날짜마다 반드시 발송해야 하는 법정 절차는 아니며, 개별 약속과 학원 운영 기준에 맞춰 조정하세요. 학생에게 대신 독촉하거나 다른 학부모가 보는 곳에 미납을 표시하지 않습니다.
미납금과 환불금은 따로 계산합니다
학부모가 수강 종료나 환불을 요청했다면 미납 연락과 함께 정산 근거를 확인해야 합니다. 「학원법 시행령」 제18조·별표 4의 반환 기준은 학습자의 수강 포기인지, 학원 사정으로 수업을 제공하지 못한 것인지에 따라 다릅니다. 수강 기간이 1개월을 넘는 경우도 별도 계산이 필요합니다. 법제처 교습비 반환 안내
학습자의 수강 포기에 적용하는 총 교습시간 기준을 폐원 정산에 그대로 적용하지 마세요. 출석한 날만 세어 계산해도 실제 법정 기준과 다를 수 있습니다. 수강 계약, 납부 내역, 총 교습시간, 반환 사유 발생일을 함께 준비해 확인합니다.
수강 중단이나 법적 청구를 검토할 때
‘미납 30일이면 자동 중단 가능’처럼 모든 계약에 같은 기준을 적용하지 않습니다. 계약 내용, 미납 사유, 사전 안내, 학생 보호 등을 검토한 뒤 진행해야 합니다. 강제로 출입을 막거나 분쟁 중인 금액을 임의의 위약금으로 늘리지 마세요.
장기 미수금을 청구하려면 계약과 청구·수납·연락 내역을 정리해 대한법률구조공단 등 상담 창구에서 적합한 절차를 확인합니다. 내용증명은 보낸 내용과 시점에 관한 증빙이지, 그 내용이 사실이거나 채권이 확정됐다는 판결은 아닙니다. 지급명령·소송의 비용과 기간도 사건에 따라 다르므로 일률적인 수치로 안내하지 않습니다.
출석도장에서 확인할 운영 흐름
청구서의 상태와 실제 받은 금액을 먼저 확인하고 수납·미납 알림 설정을 검토하세요. 자동 알림을 켰더라도 환불이나 별도 납부 약속을 시스템이 대신 판단하지는 않습니다. 링크결제를 쓴다면 학부모가 받은 링크의 만료 여부도 확인합니다.
수납 장부 정리에는 입금 대조 표가 있고, 결제 링크 보내기에는 재생성과 금액 변경 시 주의할 점을 정리했습니다.